Prowadzenie księgowości niezależnie od wielkości firmy i jej charakteru jest zawsze wyzwaniem. Dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z pomocy biura księgowego. Takie usługi zwykle są lepszym rozwiązaniem niż własny dział księgowości w firmie ze względu na to, że można wybrać biuro, które ma duże doświadczenie, a fakt, że księgowy nie jest jednocześnie pracownikiem firmy zmniejsza koszty dla przedsiębiorców.
Artykuł powstał we współpracy z biurem rachunkowym z Mysłowic – MDA CONSULTING GROUP
Warto zastanowić się nad najczęstszymi błędami popełnianymi w rozrachunkach i tym, jak ich uniknąć. Z pewnością jednym ze sposobów jest wybór biura księgowego, które ma najlepszą opinię.
Nieprawidłowe zaliczanie wydatków w koszty uzyskania przychodu – jak uniknąć takiej sytuacji?
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przy rozliczeniach wydatków jest zaliczanie w koszty uzyskania przychodów tych, które nie powinny się w nich znaleźć. Często są to tzw. wydatki mieszane, które dotyczą zarówno prowadzenia działalności, jak i użytku prywatnego. Może to być np. zakup paliwa do samochodu używanego zarówno do celów prywatnych, jak i służbowych i odliczanie pełnej stawki VAT. Przez to pojawiają się błędy w rozliczeniach z których przedsiębiorca musi się potem tłumaczyć. Skorzystanie z profesjonalnych usług księgowych pomoże uniknąć takich sytuacji. Warto zasięgnąć rady księgowej, która zna bieżące regulacje podatkowe i może doradzić w takiej kwestii, aby nie mieć później problemów ze sztucznie zawyżanymi kosztami uzyskania przychodu.
Archiwizacja dokumentów księgowych i tworzenie kopii zapasowych
Prawo nakłada na przedsiębiorców obowiązek przechowywania wszystkich rachunków i faktur, a także umów, co jest dosyć kłopotliwe. Dlatego bardzo dobrą opcją jest archiwizacja dokumentów księgowych nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej. Dzięki temu można mieć do nich zawsze dostęp i również szybciej udostępniać je do biura rachunkowego. Najlepiej również postarać się o możliwość wystawiania i otrzymywania większości faktur online, co ograniczy konieczność gromadzenia dużej ilości papierowych dokumentów, a tym samym ich zawieruszenie. Tworzenie kopii zapasowych w chmurze da większy komfort działań w zakresie prowadzonej działalności w przypadku awarii systemu księgowego lub firmowego oprogramowania.
Pilnowanie terminów rozliczeń VAT i rozliczeń z US
Błędy w księgowości najczęściej związane są również z nieterminowymi wpłatami podatku VAT czy podatku dochodowego. Pilnowanie terminów jest niezwykle istotne, bo za każdą zwłokę się płaci. Również korekty trzeba dokonać w przewidzianym ustawą czasie. Dlatego bardzo istotna jest dobra i szybka współpraca z biurem rachunkowym. Stąd dobrym pomysłem jest korzystanie z księgowości elektronicznej w ramach współpracy z biurem rachunkowym, dzięki czemu otrzymuje się powiadomienia zarówno o dokonanych wpłatach, jak i zbliżających się terminach rozliczeń. W przypadku brakujących faktur można znacznie szybciej skontaktować się z księgowym poprzez e-mail bądź platformę księgową i uniknąć zwłoki w opłatach.
Regularne sporządzanie raportów księgowych
Wszelkie nieprawidłowości można wykryć jeszcze zanim zrobi to za przedsiębiorcę Urząd Skarbowy. Służą do tego wewnętrzne audyty, które można zlecić biurom rachunkowym. Jednak korzystanie z rzetelnych usług księgowych pozwoli takiej sytuacji uniknąć. Bardzo istotne jest sporządzanie regularnych analiz, sprawozdań i raportów finansowych. Dzięki temu księgowy może zauważyć w porę ewentualne błędy popełnione w rozrachunkach.
Warto wiedzieć, że każde biuro rachunkowe posiada ubezpieczenie OC, a za ewentualne błędy odpowie głównie przedsiębiorca. Dlatego niezbędne jest znalezienie biura, które posiada odpowiednie doświadczenie i wykwalifikowanych pracowników, którzy regularnie przechodzą szkolenia i są zaznajomieni ze wszystkimi zmianami w przepisach podatkowych. Istotne są również cechy, które predestynują do wykonywania tego zawodu. Księgowy powinien być uważny i skrupulatny w swoich działaniach, a wszelki pośpiech nie jest wskazany, dlatego należy pamiętać, by rachunków i faktur, w miarę możliwości nie przesyłać na ostatni moment, gdyż w razie ewentualnych błędów jest jeszcze czas na reakcję, a księgowy nie musi pracować pod presją czasu. Dobrze jest zdecydować się na biuro księgowe, którego działania można monitorować online.