Jak prowadzić księgowość, by nie popełniać błędów?

Styczeń 31, 2019 By admin

Jak prowadzić księgowość, by nie popełniać błędów?

Prowadzenie księgowości niezależnie od wielkości firmy i jej charakteru jest zawsze wyzwaniem. Dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z pomocy biura księgowego. Takie usługi zwykle są lepszym rozwiązaniem niż własny dział księgowości w firmie ze względu na to, że można wybrać biuro, które ma duże doświadczenie, a fakt, że księgowy nie jest jednocześnie pracownikiem firmy zmniejsza koszty dla przedsiębiorców.

Artykuł powstał we współpracy z biurem rachunkowym z Mysłowic – MDA CONSULTING GROUP

Warto zastanowić się nad najczęstszymi błędami popełnianymi w rozrachunkach i tym, jak ich uniknąć. Z pewnością jednym ze sposobów jest wybór biura księgowego, które ma najlepszą opinię.

Nieprawidłowe zaliczanie wydatków w koszty uzyskania przychodu – jak uniknąć takiej sytuacji?

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przy rozliczeniach wydatków jest zaliczanie w koszty uzyskania przychodów tych, które nie powinny się w nich znaleźć. Często są to tzw. wydatki mieszane, które dotyczą zarówno prowadzenia działalności, jak i użytku prywatnego. Może to być np. zakup paliwa do samochodu używanego zarówno do celów prywatnych, jak i służbowych i odliczanie pełnej stawki VAT. Przez to pojawiają się błędy w rozliczeniach z których przedsiębiorca musi się potem tłumaczyć. Skorzystanie z profesjonalnych usług księgowych pomoże uniknąć takich sytuacji. Warto zasięgnąć rady księgowej, która zna bieżące regulacje podatkowe i może doradzić w takiej kwestii, aby nie mieć później problemów ze sztucznie zawyżanymi kosztami uzyskania przychodu.

Archiwizacja dokumentów księgowych i tworzenie kopii zapasowych

Prawo nakłada na przedsiębiorców obowiązek przechowywania wszystkich rachunków i faktur, a także umów, co jest dosyć kłopotliwe. Dlatego bardzo dobrą opcją jest archiwizacja dokumentów księgowych nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej. Dzięki temu można mieć do nich zawsze dostęp i również szybciej udostępniać je do biura rachunkowego. Najlepiej również postarać się o możliwość wystawiania i otrzymywania większości faktur online, co ograniczy konieczność gromadzenia dużej ilości papierowych dokumentów, a tym samym ich zawieruszenie. Tworzenie kopii zapasowych w chmurze da większy komfort działań w zakresie prowadzonej działalności w przypadku awarii systemu księgowego lub firmowego oprogramowania.

Pilnowanie terminów rozliczeń VAT i rozliczeń z US

Błędy w księgowości najczęściej związane są również z nieterminowymi wpłatami podatku VAT czy podatku dochodowego. Pilnowanie terminów jest niezwykle istotne, bo za każdą zwłokę się płaci. Również korekty trzeba dokonać w przewidzianym ustawą czasie. Dlatego bardzo istotna jest dobra i szybka współpraca z biurem rachunkowym. Stąd dobrym pomysłem jest korzystanie z księgowości elektronicznej w ramach współpracy z biurem rachunkowym, dzięki czemu otrzymuje się powiadomienia zarówno o dokonanych wpłatach, jak i zbliżających się terminach rozliczeń. W przypadku brakujących faktur można znacznie szybciej skontaktować się z księgowym poprzez e-mail bądź platformę księgową i uniknąć zwłoki w opłatach.

Regularne sporządzanie raportów księgowych

Wszelkie nieprawidłowości można wykryć jeszcze zanim zrobi to za przedsiębiorcę Urząd Skarbowy. Służą do tego wewnętrzne audyty, które można zlecić biurom rachunkowym. Jednak korzystanie z rzetelnych usług księgowych pozwoli takiej sytuacji uniknąć. Bardzo istotne jest sporządzanie regularnych analiz, sprawozdań i raportów finansowych. Dzięki temu księgowy może zauważyć w porę ewentualne błędy popełnione w rozrachunkach.

Warto wiedzieć, że każde biuro rachunkowe posiada ubezpieczenie OC, a za ewentualne błędy odpowie głównie przedsiębiorca. Dlatego niezbędne jest znalezienie biura, które posiada odpowiednie doświadczenie i wykwalifikowanych pracowników, którzy regularnie przechodzą szkolenia i są zaznajomieni ze wszystkimi zmianami w przepisach podatkowych. Istotne są również cechy, które predestynują do wykonywania tego zawodu. Księgowy powinien być uważny i skrupulatny w swoich działaniach, a wszelki pośpiech nie jest wskazany, dlatego należy pamiętać, by rachunków i faktur, w miarę możliwości nie przesyłać na ostatni moment, gdyż w razie ewentualnych błędów jest jeszcze czas na reakcję, a księgowy nie musi pracować pod presją czasu. Dobrze jest zdecydować się na biuro księgowe, którego działania można monitorować online.

COMMENTS

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *